Het aanvraagproces voor toeslagen gemakkelijker en toegankelijker maken.
ToeslagCheck is een handige tool op de website van de gemeente Leiden, speciaal ontwikkeld om mensen met MS te ondersteunen bij het zelfstandig aanvragen van toeslagen. Met stapsgewijze begeleiding en chatondersteuning maakt het proces toeslagen aanvragen, eenvoudiger en toegankelijker.
Mijn rol
All-round designer
Projectduur
16 weken
Opdrachtgever
ICTU
Het aanvraagproces voor toeslagen gemakkelijker en toegankelijker maken.
ToeslagCheck is een handige tool op de website van de gemeente Leiden, speciaal ontwikkeld om mensen met MS te ondersteunen bij het zelfstandig aanvragen van toeslagen. Met stapsgewijze begeleiding en chatondersteuning maakt het proces toeslagen aanvragen, eenvoudiger en toegankelijker.
Club112-online.nl
Mijn rol
All-round designer
Opdrachtgever
ICTU
Projectduur
16 weken
Introductie van het project
De doelgroep
De doelgroep bestaat uit mensen met Multiple Sclerose (MS). Deze groep heeft vaak te maken met cognitieve beperkingen en verminderde belastbaarheid, wat hen belemmert in het zelfstandig aanvragen van toeslagen.
De ontwerpuitdaging
Creëer een platform dat mensen met een beperking gemakkelijk toegang geeft tot informatie over beschikbare financiële regelingen en toeslagen, en hen ondersteunt bij een gestroomlijnd aanvraagproces.
De ontwerpvraag
"Hoe kunnen we mensen met MS het beste ondersteunen bij het zelfstandig aanvragen van toeslagen?"
Het team
In een team van vier studenten werkten we uitstekend samen en communiceerden we effectief, wat cruciaal was voor ons project. Als CMD'ers deden we onderzoek, ontwikkelden we concepten en testten we het uiteindelijke idee. Samen creëerden we een gebruiksvriendelijk en effectief platform voor mensen met MS.
Introductie van het project
De doelgroep
De doelgroep bestaat uit mensen met Multiple Sclerose (MS), die vaak te maken hebben met cognitieve beperkingen en een verminderde belastbaarheid. Hierdoor ondervinden zij regelmatig problemen bij het zelfstandig aanvragen van toeslagen.
De ontwerpuitdaging
Ontwikkel een platform dat mensen met een beperking eenvoudig toegang biedt tot informatie over beschikbare financiële regelingen en toeslagen, en hen begeleidt bij een eenvoudig en overzichtelijk aanvraagproces.
De ontwerpvraag
"Hoe kunnen we mensen met MS het beste ondersteunen bij het zelfstandig aanvragen van toeslagen?"
Het team
Met een team van vier studenten werkten we samen als een hechte eenheid, waarbij samenwerking en heldere communicatie de fundamenten van ons succes waren. Als CMD'ers dook iedereen volledig in het onderzoek, kwamen we met creatieve ideeën en testten we ons uiteindelijke concept tot het perfect was. Het resultaat? Een gebruiksvriendelijk platform dat mensen met MS daadwerkelijk verder helpt – simpel, effectief en doeltreffend!
Samen met mijn team dook ik diep in de toegankelijkheid van toeslagen voor mensen met Multiple Sclerose (MS) in Nederland. Mijn rol? Het verzamelen van gedetailleerde informatie over toeslagen en de vaak ingewikkelde aanvraagprocedures. Dit werd de basis van ons concept: ToeslagCheck. Daarnaast hield ik de touwtjes in handen door te zorgen voor een duidelijke planning en soepele communicatie binnen het team. Zo bleven we op koers en werkten we efficiënt samen.
Om echt te begrijpen wat deze doelgroep nodig heeft, bezochten we een spreekuur voor mensen met MS en namen we interviews af. Een hoogtepunt was de presentatie van de MS-vereniging, waar we de MS-toolkit testten. Hiermee ervaarden we zelf hoe het is om te leven met de fysieke uitdagingen van MS. Deze ervaring gaf ons waardevolle inzichten, die ik direct vertaalde naar concrete aanpassingen in ons concept.
Mijn bijdrage en inzichten
Moeilijke taal: ik merkte al snel dat overheidsdocumenten vaak bol staan van lange en complexe zinnen. Voor mensen met MS, die moeite hebben met cognitieve taken, is dat een flinke barrière. Daarom herschreef ik deze teksten in eenvoudige, heldere taal, met korte zinnen die direct to the point zijn. Dit leerde me hoe belangrijk taal is in het toegankelijk maken van een ontwerp. Zelfredzaamheid: veel MS-patiënten worstelen met het zelfstandig beheren van toeslagen. Hier bedacht ik een slimme balans: een combinatie van een intuïtieve tool en chatondersteuning. Zo behouden gebruikers de regie, maar is er altijd hulp binnen handbereik. Vermoeidheid: Tijdens onze gesprekken met de doelgroep werd duidelijk hoe vermoeid mensen raken van lange formulieren. Mijn oplossing? Een pauzefunctie die gebruikers de mogelijkheid geeft om hun voortgang op te slaan en later door te gaan. Het ontwerpen van deze feature gaf me inzicht in het belang van flexibiliteit in digitale tools.
Onderzoeksfase
Conceptfase
Aanvankelijk richtten we ons op een AI-gebaseerde oplossing genaamd MAIS (AI voor MS), met een zoekbalk die AI-gestuurde resultaten gaf en gebruikers hielp met stappenplannen. Door de complexiteit werd het concept te groot en chaotisch, waardoor het niet goed aansloot bij de behoeften van onze doelgroep.
Om een beter passend concept te ontwikkelen, gebruikten we de Crazy 8's en Solution Sketch-methodes om snel ideeën te genereren en te verfijnen. De uitvoering van deze methodes heeft geleid tot de uitvoering van een ‘kill your darling’, waarbij we minder effectieve elementen elimineerden.
Hieruit ontstond ons concept ToeslagCheck, een eenvoudig en gebruiksvriendelijk hulpmiddel voor mensen met MS bij het aanvragen van toeslagen. Het biedt stapsgewijze begeleiding, een voortgangsbalk, proefberekeningen, een pauzefunctie, en realtime ondersteuning via chat en telefoon. ToeslagCheck stelt gebruikers ook in staat meerdere toeslagen tegelijk aan te vragen, wat zorgt voor een concept dat perfect aansluit op de behoeften van onze doelgroep.
Onderzoeksfase
Samen met mijn team hebben we een diepgaand onderzoek uitgevoerd naar de toegankelijkheid van toeslagen voor mensen met Multiple Sclerose (MS) in Nederland. Mijn bijdrage bestond uit het verzamelen van gedetailleerde informatie over verschillende toeslagen en de bijbehorende aanvraagprocedures, wat de basis vormde voor ons concept "ToeslagCheck". Daarnaast heb ik gezorgd voor een gestructureerde planning en communicatie binnen het team, waardoor we efficiënt konden samenwerken. We bezochten een spreekuur voor mensen met MS om interviews te houden en woonden een presentatie van de MS-vereniging bij. Tijdens deze presentatie testten we de MS-toolkit, waardoor we konden ervaren hoe het is om met de lichamelijke gevolgen van MS te leven en ons goed in de doelgroep konden inleven.
Moeilijke taal: mensen met MS hebben moeite met de lange, complexe teksten die vaak in overheidsdocumenten en aanvraagformulieren staan. Daarom hebben we ervoor gekozen om de taal te vereenvoudigen en korte, duidelijke zinnen te gebruiken om de toegankelijkheid te verbeteren.
Toegankelijkheidsproblemen: veel MS-patiënten vinden het lastig om hun toeslagen zelfstandig te beheren. Ons concept biedt een combinatie van zelfstandig beheer en chatondersteuning, wat hun zelfredzaamheid bevordert.
Vermoeidheid: gebruikers ervaren snel vermoeidheid bij het invullen van lange formulieren. Om dit probleem aan te pakken, hebben we een pauzefunctie in ons ontwerp geïntegreerd. Hierdoor kunnen gebruikers het invullen van formulieren tijdelijk onderbreken en later verder gaan zonder hun voortgang te verliezen.
Het eindproduct
ToeslagCheck is een hulpmiddel op de website van de gemeente Leiden, ontworpen in samenwerking met mensen met MS. Het doel is om het aanvraagproces voor toeslagen te vereenvoudigen door duidelijke, stapsgewijze begeleiding en ondersteuning te bieden. Deze tool helpt mensen met MS op een eenvoudige en overzichtelijke manier informatie te verkrijgen en toeslagen aan te vragen.
Het biedt gebruikers een voortgangsbalk, die een duidelijk overzicht geeft van waar ze zich in het aanvraagproces bevinden. Daarnaast kunnen gebruikers met een proefberekening zien op welke toeslagen ze recht hebben voordat ze een aanvraag indienen. De pauzemogelijkheid maakt het mogelijk om het aanvraagproces te onderbreken en later te hervatten zonder de voortgang te verliezen. Voor directe ondersteuning biedt de tool realtime chatondersteuning met medewerkers.
ToeslagCheck is speciaal ontwikkeld om mensen met MS, die vaak te maken hebben met cognitieve beperkingen, te ondersteunen en het aanvraagproces voor toeslagen eenvoudiger en efficiënter te maken.
Usability Test: daarnaast voerden we usability tests uit met mensen met MS om inzicht te krijgen in hun gebruikservaringen en knelpunten. Hun feedback was cruciaal om ons ontwerp gebruiksvriendelijk en effectief te maken. Bovendien lieten we UX-experts het prototype testen. Hun deskundige feedback gaf ons waardevolle inzichten in de gebruiksvriendelijkheid en mogelijke verbeteringen. Deze gecombineerde aanpak zorgde ervoor dat we het prototype zowel vanuit het perspectief van de eindgebruikers als vanuit een professioneel UX-oogpunt konden optimaliseren.
Taaltest: tijdens de testfase stelde ik voor om ons concept te laten beoordelen door een docent Nederlands. Duidelijke taal is essentieel voor ons project, vooral om de cognitieve vermoeidheid van MS-patiënten niet te verergeren. We hebben de docent geïnformeerd over de behoeften van onze doelgroep, namelijk het vermijden van lange teksten en moeilijke woorden. Haar feedback hielp ons de teksten in het prototype te vereenvoudigen en toegankelijker te maken.
Test- en itereerfase
We begonnen met een ambitieus idee: MAIS, een AI-tool die via een zoekbalk slimme, AI-gestuurde resultaten gaf en gebruikers hielp met stappenplannen. Klinkt gaaf, toch? Maar in de praktijk was het concept te complex en chaotisch. Het sloot gewoon niet aan bij wat onze doelgroep écht nodig heeft: eenvoud en duidelijkheid.
Dus gooiden we het roer om. Met Crazy 8's en Solution Sketch-methodes gingen we terug naar de ideevormingsmethodes. Deze snelle en creatieve sessies hielpen ons om ideeën te brainstormen, te filteren en onze prioriteiten te herzien. Soms betekent dat ook keuzes maken—kill your darlings—om ruimte te maken voor wat wél werkt.
En dat bracht ons bij ToeslagCheck. Een simpele, gebruiksvriendelijke tool die precies doet wat nodig is: mensen met MS helpen toeslagen aan te vragen. Denk aan stapsgewijze begeleiding, een voortgangsbalk om overzicht te houden, proefberekeningen, een pauzefunctie voor meer rust en realtime hulp via chat of telefoon. Bonuspunt: de tool onthoudt je gegevens, zodat je bij een volgende aanvraag nóg sneller klaar bent. Eenvoudiger wordt het niet.
Conceptfase
Projectuitkomst: toeslagCheck biedt mensen met MS een eenvoudige manier om toeslagen aan te vragen, wat hun zelfredzaamheid vergroot en stress vermindert. Onze ontwerprichtlijnen, gevalideerd via het Harris Profile, zorgen ervoor dat het platform effectief en gebruiksvriendelijk is. Hierdoor hoeven gebruikers minder vaak hulp van anderen in te schakelen.
Reflectie: de nauwe samenwerking met de doelgroep maakte ons eindproduct zowel praktisch als empathisch voor hun unieke uitdagingen. Deze ervaring benadrukte het belang van het betrekken van de doelgroep gedurende het hele proces. Direct contact met de doelgroep toonde de waarde van hun input en feedback, waardoor we een product konden creëren dat echt aansluit bij hun behoeften.
Waarde voor ICTU: ToeslagCheck sluit aan bij de missie van ICTU om digitale overheidsdiensten te verbeteren door kwetsbare burgers efficiënte en zelfstandige toegang te bieden tot toeslagen. Dit project heeft ons in staat gesteld een bruikbare tool te ontwikkelen en een positieve impact te maken op het leven van mensen met MS.
Conclusie/reflectie
Usability Test: we wilden zeker weten dat ToeslagCheck écht werkte voor de mensen waarvoor het bedoeld is. Daarom organiseerden we usability tests met mensen met MS om te ontdekken hoe zij de tool gebruikten en waar ze tegenaan liepen. Hun feedback was van immense waarde en hielp ons om het ontwerp gebruiksvriendelijker te maken. Maar we gingen nog een stap verder: ook UX-experts testten ons prototype. Hun scherpe blik leverde extra inzichten op om de gebruiksvriendelijkheid te finetunen. Deze combinatie van directe gebruikerservaringen en professionele feedback maakte ons ontwerp sterker en beter afgestemd op de doelgroep.
Taaltest: heldere taal was een must voor ons project, dus stelde ik voor om ons concept te laten controleren door een docent Nederlands. We legden haar uit hoe belangrijk korte, eenvoudige zinnen zijn voor onze doelgroep, om cognitieve vermoeidheid te voorkomen. Met haar hulp hebben we de teksten in het prototype verder vereenvoudigd, zodat ze echt toegankelijk zijn. Deze kleine, maar belangrijke aanpassing maakte een groot verschil in de beleving van onze gebruikers.
Test- en iterireerfase
Het eindproduct
Speluitleg-scherm
High-fidelity scherm
De automatisch opslaan-knop zorgt ervoor dat gebruikers hun voortgang tijdens het aanvraagproces niet verliezen, wat belangrijk is om de cognitieve belasting voor mensen met MS te verminderen.
De pauzeknop stelt gebruikers in staat om het aanvraagproces tijdelijk te onderbreken en later verder te gaan zonder hun voortgang te verliezen, waardoor de belasting voor mensen met MS verminderd wordt.
clubvan112-online.nl
High-fidelity scherm
Projectuitkomst: ToeslagCheck geeft mensen met MS een eenvoudige manier om toeslagen aan te vragen. Het platform vergroot hun zelfredzaamheid, vermindert stress en maakt hulp van anderen minder vaak nodig. Dankzij de ontwerprichtlijnen, gevalideerd via het Harris Profile, is ToeslagCheck zowel effectief als gebruiksvriendelijk; precies wat onze doelgroep nodig heeft.
Reflectie: de nauwe samenwerking met de doelgroep maakte het verschil. Door hen tijdens het hele proces te betrekken, konden we een product ontwikkelen dat écht aansluit op hun behoeften. Het directe contact liet zien hoe waardevol hun feedback is en leerde mij hoe empathie en praktisch ontwerp hand in hand gaan. Deze ervaring bevestigde hoe belangrijk het is om de eindgebruiker centraal te zetten in elke stap van het ontwerp.
Waarde voor ICTU: ToeslagCheck sluit perfect aan bij de missie van ICTU: digitale overheidsdiensten toegankelijker maken. Het platform biedt mensen met MS een efficiënte en zelfstandige manier om toeslagen aan te vragen, waarmee het een directe positieve impact heeft op hun leven. Dit project toont de kracht van technologie en samenwerking om maatschappelijke uitdagingen op te lossen.
Conclusie/reflectie
Copyright 2024 bij Rachem Meijer
Copyright 2024 bij Rachem Meijer
Copyright 2024 bij Rachem Meijer